Atualizar o CRM no fim do dia apaga o dado que você mais precisava

A atualização do CRM feita só no fim do dia grava em cada atividade o horário em que o vendedor sentou para digitar. Às 18h o CRM parece em dia, com todos os campos preenchidos. Só que o tempo de resposta, o tempo de cada etapa e a ordem dos contatos passam a ser calculados sobre um horário que não é o do contato.

Isso pesa na hora de decidir qual lead o vendedor deve priorizar primeiro, porque o relatório mostra uma demora que talvez nem tenha existido.

O que o CRM grava sozinho a cada registro

Todo registro de atividades no CRM carrega uma data e uma hora. A documentação do HubSpot sobre as propriedades de atividade separa duas: a data em que a atividade aconteceu e a data em que ela foi criada na conta, que é o momento do lançamento.

Se o vendedor lança às 18h a ligação das 9h e aceita o horário da tela, para qualquer relatório ela aconteceu às 18h. E todo indicador de tempo do funil subtrai duas dessas datas, inclusive o ciclo médio da previsão de receita com dados de funil.

Três números que ficam errados com o registro em lote

No registro em lote, a atividade continua no CRM, mas o momento em que ela aconteceu se perde. Num exemplo hipotético, o lead entra às 10h, recebe a ligação às 10h15 e só tem o contato registrado às 17h50.

1. Tempo de resposta ao lead. O relatório mostra quase oito horas de espera para um contato que levou 15 minutos. Uma pesquisa da Harvard Business Review sobre leads gerados online concluiu que a maioria das empresas demora para dar o primeiro retorno. Com o horário errado, você não sabe se a sua está nesse grupo, e a medição do tempo de resposta ao lead por canal ou vendedor herda o erro.
2. Tempo por etapa e ciclo de vendas. Com a mudança de etapa lançada no fim do dia, ou no seguinte, o negócio parece parado por mais tempo. O ciclo de vendas fica mais longo no papel e a etapa que realmente trava se esconde.
3. Contatos até a reunião. Com as tentativas do dia lançadas juntas, ninguém sabe se a reunião saiu na segunda ligação ou depois do WhatsApp. Se o lead ainda existe em dois registros, o problema dos leads duplicados no CRM se soma ao do horário.

Material de apoioGuia de Prompts para Marketing e Vendas70 prompts com perguntas sobre marketing, vendas e comportamento para fazer aos seus dados.Baixar o guia

Como perceber o problema nos dados do CRM

O sinal mais claro é um pico de atividades registradas no fim do expediente. Leads entram e ligações acontecem ao longo do dia, então o registro concentrado num horário só retrata a rotina de digitação. Dá para conferir em uma tarde.

1. Exporte as atividades com data e hora e agrupe por hora do dia.
2. Compare com o horário de entrada dos leads no mesmo período.
3. Procure blocos de atividades e mudanças de etapa com o mesmo minuto.
4. Se o CRM guarda a data da atividade e a de criação, calcule a diferença por vendedor.

Essa diferença mostra o atraso típico de cada vendedor, e a checagem cabe nas rotinas mensais de higiene de dados.

O mínimo para a atualização do CRM acontecer na hora

Registrar na hora funciona quando o registro do momento é curto. Segundo a pesquisa State of Sales da Salesforce, vendedores passam só 28% da semana vendendo, e boa parte do resto vai para tarefas como gestão de negócios e registro de dados. Pedir o formulário completo a cada ligação devolve tudo ao fim do dia.

• Na hora, só o fato: tipo de contato, resultado e próximo passo. Observações longas podem esperar.
• Mudança de etapa no momento em que acontece: é ela que marca o ciclo. Ela também pode disparar as cadências de e-mail por estágio da venda , que atrasam junto.
• O que a ferramenta já capta fica com ela: e-mail enviado pelo CRM e ligação pelo discador integrado costumam entrar com o horário certo.
• Lançamento atrasado leva o horário real: quando o CRM permite, o vendedor ajusta a data da atividade para o momento do contato.

Com esses combinados, a atualização do CRM acompanha o dia de trabalho, e os horários do relatório voltam a descrever o que o time fez.

Perguntas frequentes

Com que frequência fazer a atualização do CRM?

A cada contato e a cada mudança de etapa, com um registro curto. Os detalhes podem vir depois.

Dá para corrigir os horários registrados errado?

Dá para corrigir só o que tem anotação do horário real. O resto do período fica marcado como pouco confiável nas análises de tempo.

Por que o relatório mostra um tempo de resposta maior que o real?

Uma causa comum é o relatório usar o horário do registro, e o pico de atividades no fim do dia confirma o lançamento em lote.

Para ter a fórmula e um exemplo prático de cada indicador do funil, baixe o Guia de Métricas da Laiki.